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電子業

導入前遇到的問題?

為台灣無線通訊產品廠商,專精於無線通訊產品的設計、研發、製造與封測。在台灣設有研發基地,並於台、越、中、美、英、德、日等地設有業務或製造據點。


公司希望解決的問題如下:

  1. 現有系統無法滿足ISO四階文件管理需求及資安要求。

為什麼選擇以柔?

  1. 文件管理相關需求。
    • 簽核模組可支援組織直屬主管簽核(指定層級)、會簽、串簽、特定人員簽核等選項,可滿足客戶ISO文件、規章制度文件簽核規則,達成不同階層文件的審核流程管理。
    • 調閱審核功能提供動態權限管理機制,進一步強化機敏文件讀取管理。
    • 優化文件適切性審查功能,系統會將到期須重新檢視內容的文件自動發起審核表單,確保文件不會有應修訂而未修訂的缺失。
  2. 應用QR-Code來處理紙本分發、領用、回收作業,降低文管紙本作業的工作負擔。
    • 提供多元查詢功能。
    • 全文檢索:用關鍵字搜尋文管系統內所有文件內容,查詢結果會顯示關鍵字的前後文資訊,供使用者快速確認是否是他需要的文件。
    • 屬性欄位動態查詢,使用者聚焦搜尋範圍,提高文件內容搜尋效率。
  3. 資安要求。
    • 文件檔案存放於檔案系統,以AES-256加密演算法加密,無法直接開啓存放於檔案系統的文件。
    • 文件線上閱讀除了檔案不落地外,還可防止未授權複製、列印文件,關閉文件列印、禁止截圖、顯示動態浮水印等,確保文件內容不會在分享時被洩漏。
    • 離線文件閱讀,管理者可設定離線閱讀時限,下載人員可以設定開啟密碼,確保下載文件的內容安全性。
    • 管理者可以查詢使用者存取文件記錄、文件權限盤點報表,確保文件是否有不當授權。

導入成效

  1. 提高文件的安全性和保密性。
  2. 提升文件的檢索效率和準確性。
  3. 增強團隊的協作能力。
  4. 符合ISO品質管理規範的要求。
  5. 減少人為的錯誤和風險。

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